"Failing to plan, is planning to fail."
Onder dit motto valt de opdracht voor deze week, namelijk: het plannen van een game die als doel heeft scholieren bewust te laten kiezen voor een studie aan de RUG. Deze game moet, in opdracht van Science Linx, in de Bernoulliborg komen te staan gedurende een bepaalde periode (vanaf oktober 2016) en heeft dus als doelgroep studiekiezers van de VWO.
Dit is dus niet het ontwerpen van de game zelf (zoals in eerdere opdrachten), maar het plannen van het opzetten en organiseren van zo'n game. Volgens de docent moesten we zeker geen game gaan ontwerpen en eigenlijk al niet eens aan een bepaald soort game denken, maar gewoon leren hoe je een organisatieschema moet opzetten. Lekker vaag dus. Gelukkig hoefde ik deze opdracht niet alleen te doen, maar samen met Joyce.
Planning
We begonnen met bedenken wat voor game we wilden. We kwamen op een speurtocht door de Bernoulliborg met in elk zaaltje een andere studie. De docent kwam ongerust op ons af en drukte ons nog eens op het hart dat we niet de game zelf moesten gaan ontwerpen, maar alleen plannen. We legden uit dat we dat lastig vonden zonder te weten wat voor soort spel we moesten organiseren, want het verschilt toch wel per spel wat er allemaal gedaan moet worden. De docent zei dat we ons daar niet te druk om moesten maken en dat het er om ging dat we gaan oefenen met plannen.
Dus, oké, prima. Het idee van de game ging even naar de achtergrond en hebben we het schema van Bart van de Laar erbij gepakt om te kijken hoe een planning er ongeveer uit ziet.
Nog best ingewikkeld eigenlijk. En dat komt niet alleen door de tekst die niet goed leesbaar is. Wel werd duidelijk dat er in de organisatie meerdere onderdelen duidelijk moeten zijn:
- Initiatief
- Definitie
- Ontwerp
- Voorbereiding
- Realisatie
- Nazorg
Oké, daar konden we in ieder geval iets mee. Aan de hand van dit voorbeeld en de tip van Bart van de Laar over het "van achter naar voor plannen", gingen we aan de slag. We maakten een lijstje met dingen die gedaan moesten worden:
- Mensen aanschrijven
- Idee kiezen
- Locatie regelen
- Schetsen idee
- Input faculteit/Science Linx
- Productie mensen vinden
- Definitief ontwerp
- Productie game
- Opbouwen
- Uitvoeren
- Test
- Review
- Aanpassen
- Einduitvoering
- Evaluatie
- Afbouw
Nog best een hele lijst dus. We hebben vervolgens de taken die moeten gebeuren verdeeld in de verschillende (bovengenoemde) fasen en hebben ze grofweg ingepland (uiteraard van achter naar voren). Oktober 2016 moet de game klaar zijn en vanuit dat standpunt terug gewerkt naar maart 2016. Toen zag het er al redelijk overzichtelijk uit.
Een andere tip van Bart van de Laar was om het personeel en andere belangstellenden op de hoogte te houden van de voortgang en daarom een borrel te geven bij het behalen van mijlpalen. Joyce en ik houden allebei wel van feestjes, dus die moesten er zeker ook bij in! Toen was het plannen al bijna klaar. Ik nam de taak op me om thuis het schema nog wat verder uit te werken en het door middel van kleur wat overzichtelijker te maken.
Bekijk hier het eindresultaat.
Financiën
Toen kwam het financiële plaatje nog. Want dat komt natuurlijk ook kijken bij het plannen en organiseren van een project. Het budget is €10,000. We hadden als tip gekregen om onvoorziene kosten in te plannen en de rest van de uitgaven zo vaag mogelijk te houden, omdat je het dan voor jezelf makkelijk maakt met eventuele verschuivingen van kosten (iets kan duurder/goedkoper uitvallen dan je aanvankelijk dacht). De uitgaven hadden we ook al snel bedacht:
- Werkgroep moet betaald worden
- Materiële kosten
- Personeel op- en afbouw
- Management
- Kosten voor mijlpalen
- Onvoorziene kosten
Tot zover dus de vaagheid rondom de uitgaven. Die hadden we juist wel redelijk goed voor ogen, maar hebben uiteraard de kosten zelf ruim ingeschat. Toen hadden we ongeveer alles wel en hebben we besloten dat Joyce het kostenplaatje verder uit ging werken. De inkomsten bleken nogal onduidelijk te zijn. De opdrachtgever is wel Science Linx, maar gaan die het hele project ook financieren? Wij gingen maar uit van niet. Maar wie dan wel? De RUG? De scholen van de studiekiezers? Al met al toch wat ingewikkelder dan ik aanvankelijk dacht. We hebben er uiteindelijk wat van gemaakt en uitgaven en inkomsten heffen elkaar op, dus dat lijkt goed te komen.
De materiële kosten houden we laag, aangezien we dachten dat een speurtocht niet veel materiële kosten met zich mee brengt. De werkgroep die ingepland staat in de kosten, houdt zich bezig met de organisatie en evaluatie van het project. In het overzicht van Bart van de Laar stond dat ze bij een vorige opdracht ook een subsidie kregen van PBT. We hebben niet meer precies onthouden waar dit voor stond, maar vonden dat wij ook een subsidie hiervoor konden krijgen, eventueel van een sponsor. Welke sponsor dit wordt, moeten we overleggen in de initiatiefase (zie planning hierboven).
We hebben geld opzij gezet voor de zogenoemde netwerk borrels, wat we gaan gebruiken om de mijlpalen te vieren. Op die manier zullen we de vooruitgang bespreken met alle betrokkenen op een feestelijke manier. Hier valt ook de bedankborrel onder, vandaar dat die financiën doorlopen tot in 2017.
Al met al leek ons dit een prima planning voor een onbekende game. Wat vinden jullie?
Hoi Anneriek en Joyce,
BeantwoordenVerwijderenJullie overwegingen bij het ontwerpen van de planning zijn heel duidelijk en jullie hebben gebruik gemaakt van de tips uit het college. De planning is heel overzichtelijk door de verschillende fasen en de bijbehorende taken. Een formatieve en summatieve evaluatie komen er ook in terug, zie ik. Ik vind het heel volledig. Jullie zouden nog een (korte) probleemanalyse kunnen opnemen in de initiatieffase/definitiefase.
Zou het opstellen van de (definitieve) begroting niet nog eerder in het traject moeten zijn? Het lijkt mij nu zo laat. Bij de voorbereidingsfase zouden ook nog voorbereidingen voor de game zelf kunnen worden gezet (indien nodig), zoals materialen inkopen, schrijven teksten.
Het zoeken van een locatie zou ik misschien wel eerder doen, want de ruimtes in de Bernoulliborg worden heel ruim van te voren ingeroosterd voor onderwijsdoeleinden. Dus de stakeholder gebouwbeheer is ook belangrijk om mee te nemen in het project. Ook begeleiding van het spel moet worden geregeld, denk ik, of in ieder geval iemand om de klassen te ontvangen.
De uitvoering van het spel zou volgens mij alleen in oktober 2016 zijn. In jullie planning is de uitvoering langer, dat zou betekenen dat de kosten van de uitvoering ook hoger zullen zijn, dan wanneer het alleen in oktober wordt uitgevoerd.
Pluim voor de uitwerking van de financiën! Ik begreep eerst niet wat jullie bedoelden met het aanschrijven van mensen/sponsoren. Maar uit de begroting en de toelichting snap ik waarom dat nodig is, hoewel ik er vanuit ging dat het gehele budget beschikbaar was vanuit Science Linx. Ik vind het goed dat jullie daar niet vanuit zijn gegaan en juist op andere manieren zijn gaan kijken waar inkomsten vandaan gehaald kunnen worden. Dat lijkt me een goede oefening.
Groet,
Annelotte
Hoi Anneriek en Joyce,
BeantwoordenVerwijderenWat leuk dat jullie bedacht hebben om een speurtocht door de Bernoulliborg te organiseren (super origineel idee! ;)). Ook goed dat jullie inderdaad van achter naar voren hebben geplant. Ik denk dat dit ervoor heeft gezorgd dat jullie gemakkelijker een realistische planning hebben kunnen maken. Jullie hebben zelfs nog gedacht aan het organiseren van borrels! Ik ben erg onder de indruk van de toepassing van de informatie uit het college in jullie opdracht. Jullie planning ziet er globaal overzichtelijk en duidelijk uit. Ik begrijp echter niet helemaal waar de blokjes ‘resultaten’ voor staan. Vaststelling eisenpakket is namelijk toch een taak, maar staat enkel weergegeven als resultaat. Waarom hebben jullie voor deze opbouw gekozen? Verder vind ik het goed dat jullie gebruik hebben gemaakt van de ‘mijlpalen’ en ‘beslismomenten’. Dit maakt het duidelijker wat de meest belangrijke momenten zijn in de planning. Misschien hadden jullie deze nog in een iets groter lettertype of dikgedrukt kunnen maken, zodat ze beter opvallen.
Je geeft aan dat er wat onduidelijkheden waren rondom de inkomsten. Waarom hebben jullie ervoor gekozen om hier niet meer duidelijkheid over te vragen bij de opdrachtgever (of Ferdinand)? Nu hebben jullie een schatting gemaakt, maar zouden jullie dit ook doen als het om een echte planning van een project zou gaan? Ik vind het goed dat jullie ook ‘in kind’ ontvangsten van de betrokken instellingen hebben toegevoegd aan jullie begroting, want zij moeten uiteraard ook personeel leveren Hierdoor heb je toch een ruimer budget.
Al met al lijkt mij dit ook een prima planning voor een onbekende game ;)
Lise